勤怠管理

勤怠管理はなぜ必要か

福祉施設の勤務は24時間フル稼働の複雑な勤務形態です。
職種や勤務種類によって出勤、退勤時間が異なり、さらに公休・有休管理もますます複雑化している中、この一連の作業を簡単かつ効率的に行うことはできないものでしょうか。

勤務割作成、有休管理、タイムレコーダから打刻データを取込み勤怠集計データの作成など、勤怠管理システムは様々な雇用形態に柔軟に対応しています。集計データは給与計算システムへ連動し、全てのデータを一元管理することにより、作業効率を大幅にアップしました。

一番手間のかかる勤怠集計には様々なチェック機能を装備しているので、打刻忘れや残業命令の入力ミスなど素早くチェックが可能です。生活支援システムとも連動しているので、勤務割作成データはそのまま生活支援システムの本日勤務者として表示され、職員のスケジュール表示へと連動していきます。

勤怠集計で集計されたデータはCSV出力されるので、給与計算システムとの連動だけでなく、他社の給与システムへも使用することが可能になります。

ここまで便利！勤務割作成機能（自動作成機能はオプションです）

毎月の勤務割を作る際、このような悩みを抱えていませんか。

• 職員の不平不満が出ないように公平に作らないといけない
• 職員の要望を聞いているあまり、いつまでたっても出来上がらない
• 職員の組み合わせでの禁止事項や人数チェックなどチェック事項が多過ぎる
• 変更が多くて、その度に発生する手直し作業に時間がかかり過ぎてしまう

そんな苦労を少しでも減らせるよう勤怠管理システムがお手伝いします。勤務割作成の支援機能を駆使し、それぞれのご施設にあった勤務割を作れるようサポートします。また、作成した勤務表が無駄にならないよう、様々な業務へと連動していくので更なる作業の効率化を図ることが可能になります。

複数事業所の勤務割を一画面で一括管理

職員をグループごとに管理できるので、介護職員、看護職員とグループ別に勤務割を作成できます。

職員の表示は、コード順、カナ順、職種順、任意の表示順と自由に変更可能です。

勤務種類はマスタに何種類でも自由に追加登録が可能

記号や、色設定をすることにより見やすい勤務割の作成が可能です。

特養施設やデイサービス事業所等、施設形態によって使用する勤務種類が違う場合も事業所ごとに登録ができます。

複雑な勤務シフトにも対応

• 第一、第二出勤と一日複数回の出勤形態
• 泊まり勤務（宿直や夜勤）
• 公休の半日取得
• 有休の半日取得、時間取得

予定と実績の管理ができ、実績データが勤怠集計へ自動反映され打刻データと突合が可能

予定と実績の勤務種類が一画面で比較でき、予定と実績が違う日付は表示色を変えてお知らせします。

勤務作成しながら様々なチェック機能を活用できます

勤務種類の禁止パターン	⇒	夜勤のあとの日勤は禁止
職員同士の組み合わせチェック	⇒	夜勤時にＡさんとＣさんが一緒の勤務は禁止 夜勤時に男性のみの勤務は禁止
日付ごとに充足チェック	⇒	今月5日は夏祭りなので早番人数を増やしたい
期間一括コピー機能で前月の勤務内容をそのままコピー可能です。

勤務割作成画面は表示切り替え機能が多彩、知りたい情報を自由に変更できます

• 作成画面は1ヶ月表示、4週表示と切り替えることができます。
• 1ヶ月表示時は、前月3日分を表示することができます。
• 表示の開始日は、勤怠の締日に合わせて変更可能です。
• 集計項目も縦、横自由に設定可能です。その都度用途に合わせて集計項目を変更することもできます。
• 横計表示は、勤務種類ごとの日数計や1ヶ月の労働時間数計、4週平均時間公休・有休取得日数計と切り替えて表示できます。
• 印刷時には、行事の印刷の有無、勤務種類計の印刷の有無、印刷行数の設定等を自由に変更できます。
• 作成した勤務表はCSV出力機能によりExcel等での加工も可能です。
• 従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表も簡単に作成できます。

セキュリティ機能も万全

アクセス管理を使用することにより、勤務割データは担当者以外勝手に変更できないようになります。

勤務割作成支援のための自動作成機能（オプション）

手順に従って確認しながら作成していく半自動タイプと、手順を決めたら後はシステムにお任せの全自動タイプの2種類があります。

豊富な条件設定であらゆる禁止事項をチェックします。

• 行事や会議のある日は、あらかじめ出席する担当者を決めておくことができます。
• あらかじめ職員にベテラン、新人、リーダー等の設定をしておくと、勤務種類によって必要な職員の条件を設定できます。
  例）夜勤には必ずリーダーを入れる、夜勤には新人のみの組み合わせは禁止など
• 夜勤など一ヶ月に勤務可能な回数を職員ごとに登録しておくことができます。育児中のため夜勤ができないなどの条件設定も可能です。
• 連続勤務日数のチェック。
• 決まった勤務パターンしか使わない場合、あらかじめ設定しておくことができます。
• 各月の必須公休日数を設定して、公休日数の取得状態をチェックできます。

有休申請から有休繰越まで一連の作業は全てお任せ

職員の就職日は人それぞれです。就職日が違えば起算日も有休取得日数も変わってきます。

有給休暇の時間取得を管理するとさらに煩雑になる為、担当者にとって繰り越し時の計算は手間と時間のかかる大変な作業となります。

職員ごとの有休消化の実態や、職種ごとの有休消化状況の把握など、常に状況を確認できる状態にしておくことも重要になってきます。

1.有休付与マスタ設定		法定付与日数だけでなく、施設独自の付与日数の設定もマスタにより複数パターンの設定も可能です。
2.有休初期日数設定		システム導入時に既に持っている有休残日数を設定します。どの時点からでも導入可能です。
3.有休申請入力		申請時には、常に有休消化日数、有休残日数、時間数の確認が取れるので、申請ミスを防ぎます。
4.勤務割実績入力		勤務割画面で勤務実績を登録すると、有休消化実績として集計されます。
5.個別参照		個人ごとに年間の有休消化履歴、有休残日数が即参照できます。前年繰越分から消化していくので、繰越時の消滅日数も把握できます。また、特別休暇の消化状況も確認可能です。
6.年間有休管理表		有休日数の消化状況だけでなく、公休消化日数、特別休暇消火日数の年間参照が可能です。
7.有休繰越管理		繰越し対象者を絞り込んで、ボタン一つで消滅日数から今年度の付与日数までを自動計算します。

チェック機能完備の勤怠集計

勤怠データ集計の時間は給与支給迄のタイムリミットがある為、いかに効率よくかつ正確に行えるかが重要なポイントになってきます。

データ集計をするにあたって、このような悩みを抱えていませんか。

• 勤務種類が多くて打刻データとの突合せに時間がかかる
• 出・退勤の打刻ミスや打刻忘れが多く、間違いを探すのが大変
• パート勤務者は時間がまちまちで法定内残業、法定外残業と集計が面倒
• 1日に2回出勤する場合があるので打刻ミスなのか正しい出勤なのか判断できない

集計条件をマスタ化することにより様々なニーズに対応

• 正職員や臨時職員、パート職員などの部門ごとの設定が可能です。
• 締日、端数単位、端数処理、残業命令使用など、細かな設定ができます。

例）	時間外の端数処理	30分未満切り捨て
	欠勤の端数処理	遅刻は10分未満切り上げ
		早退は30分未満切り上げ

勤怠集計項目もマスタに自由に追加可能

• 早出回数や待機回数など、施設独自の項目にも対応可能です。
• 欠勤時間、遅刻時間、早退時間それぞれで時間の集計ができます。
• 月間集計表作成時に遅刻と早退時間を合算して表示ができます。

どのタイミングでも打刻データの取り込みが可能

1ヶ月終了するまで待たなくても、いつでも打刻データは取り込めます。少しずつ作業していると一度に大量のデータをチェックする時間がかかってしまいますが、その時間を短縮することができます。

打刻データは、通常勤務時間、有休時間取得時間や遅刻・早退時間、時間外勤務時間と自動で割振り表示された画面で確認

• 絞込み機能で打刻忘れも素早くチェックでき、手修正したデータは修正マークが表示されるので、後からの確認に役立ちます。
• パートの時間外計算は法定内残業、法定外残業と自動で振り分けされます。
• 勤務割での勤務種類での入力ミスが見つかったらその場での勤務種類の修正ができます。

一ヶ月チェック画面で絞り込み検索機能を使えば打刻ミスを素早くチェック

打刻忘れ、二重打刻、早退、遅刻、残業、有休、休日出勤など条件を選択して検索すれば、該当者が即時に表示されます。

• 通常勤務なのに打刻時間がない
• 出勤または退勤の打刻時間が2回表示されている
• 残業命令を入力し忘れている

残業命令機能があるので、命令以上の残業時間は計算されません

• 残業命令入力画面は、個人ごとに一ヶ月間一括で入力、参照できます。
• 勤務種類、打刻時間、超過時間は自動表示されるので、残業命令を入力するだけです。
• 通常残業、深夜残業だけでなく、就業時間前の早出残業の計算にも対応しています。
• 1日に2回出勤した場合の残業時間にも対応しています。
  例）通常勤務で18:00に出勤の打刻後、20:00に再度出勤し会議に出席
  ⇒20時以降の2時間は残業時間として計算
• パート職員の超過時間も法定内、法定外残業と自動で割振りされるので手作業の必要はありません。

打刻データの確認が完了したら勤怠集計は集計ボタンをクリックするだけの簡単操作

集計データは個人ごとで一ヶ月分を一画面で参照できます。

勤怠集計データは一覧表で確認し、ファイル出力すれば別システムの給与にもデータを引き渡すことができます。